Realizada semanalmente pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict), a live QuartaàsQuatro desta semana reuniu especialistas para discutir a “Gestão, Arquivamento e Preservação de Mensagens de Correio Eletrônico”. A palestra está disponível no canal do Ibict no YouTube.
O evento foi uma iniciativa do grupo de estudos de preservação de correio eletrônico da Rede Brasileira de Serviços de Preservação Digital (Cariniana) do Ibict e teve por objetivo debater a questão da preservação de mensagens de correio eletrônico do ponto de vista da sua gestão institucional e das estratégias de preservação de longo prazo.
Miguel Arellano, coordenador da Rede Cariniana do Ibict, abriu o encontro falando sobre a importância do correio eletrônico como documento de arquivo e apresentou um panorama histórico da ferramenta.
De acordo com o pesquisador, o primeiro e-mail foi enviado em 1965, mas não foi guardado e desapareceu porque as pessoas achavam trivial para preservar. Já nos anos 1980, surgiu o primeiro sistema de envio de e-mail e, desde então os serviços vêm se desenvolvendo.
“Os e-mails oferecem uma visão única e são evidências da auto expressão de uma pessoa ou organização, além de ser um componente essencial de registro de arquivo, o equivalente moderno de correspondência manuscrita dos séculos passados”, relata.
Em seguida, o coordenador abordou as recomendações para gestão de e-mail estabelecidas pela National Archives and Records Administration (NARA), que possui um plano de preservação de registros de e-mail com base em políticas e sistemas locais para garantir que os registros possam ser usados, acessados e disponíveis.
Magda Almada, discente no Programa de Pós-graduação em Preservação e Gestão do Patrimônio Cultural na Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), apresentou inciativas e atividades desenvolvidas no grupo de estudos Arquivamento de E-mail, criado em 2020 com o objetivo de estudar o que ocorre com as boas práticas na preservação de e-mails.
O professor Juan Voutssas, da Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), falou sobre conservação e preservação digital. Para ele, “o correio eletrônico não deveria ser considerado de forma diferente de qualquer outro tipo de documento de arquivo digital nas organizações”.
Houve ainda a participação de Natasha Hermida e Alex Holanda, que trataram da “Mensagem de correio eletrônico como documento arquivístico” a partir de suas experiências no Arquivo Nacional; Vanderlei Batista dos Santos, que abordou o tema apoiado nas questões institucionais da Câmara dos Deputados; e Karina Vera Praxedes dos Santos, que apresentou o Manual de produção e uso de mensagens de correio eletrônico da Fiocruz.
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Lucas Guedes
Núcleo de Comunicação Social do Ibict